Как поставить апостиль на аттестат?

Гражданам России, как и многим другими странам-подписантам Гаагской конвенции, необходимо подтвердить подлинность выданного аттестата. Не имея опыта и знаний, сложно предусмотреть все нюансы и завершить процедуру в установленные законом сроке. Не хотите заниматься этой рутиной? Поручите задачу специалистам компании «Б2Б-Перевод». Если желаете все сделать самостоятельно, мы подробно расскажем, как поставить апостиль на аттестат и избежать отказа. 

Для легализации документа о среднем образовании, Вам необходимо подготовить:

• Оригинал аттестата, подлежащий апостилированию;
• Копию паспорта;
• Нотариальную доверенность на компанию (если заявитель обращается через посредника);
• Нотариальную копию паспорта (если заявитель обращается через посредника);
• Расписку о согласии на обработку персональных сведений;
• При изменении имени, фамилии или отчества, подготовьте справку о смене персональных данных или Свидетельство о браке. (если обращаетесь через посредника, то нужна нотариальная копия документа).

Проставлением штампа, подтверждающего законность документа, занимаются территориальные органы Министерства образования и науки Российской Федерации. Например, в Москве данными полномочиями обладает Департамент образования. Проставлять апостиль можно в любом регионе, независимо от места выдачи документа на территории РФ. 

Для запуска процедуры апостилирования, нужно передать заявление в Департамент (лично или по почте) либо в режиме онлайн через сайт Госуслуг – mos.ru. Во втором случае пакет документов нужно предоставить территориальному органу по почте. Понадобится также оплатить государственную пошлину 2500 рублей.  Оригинал квитанции надо обязательно взять с собой.

Прежде чем ответить на этот вопрос, рассмотрим ситуацию с юридической стороны. Штамп на оригинале удостоверяет подлинность самого документа. Апостиль на нотариальной копии легитимизирует за границей печать и подпись нотариуса, который сделал копию, но не самого подлинника. После апостилирования на копию или на оригинал будет стоять апостиль, но информацию они несут разную.

Апостилирование оригинала

Перед тем как сделать апостиль аттестата на оригинале, приготовьтесь к тому, что официально процесс занимает до 45 рабочих дней, но в реальности может затянуться на 6 месяцев. Такой длительный срок обусловлен тем, что территориальный орган подает запрос в школу заказным письмом, сотрудники учебного заведения ищут в архивах документы и записи, заказным письмом отправляют ответ. Эта рутинная работа занимает много времени. Плюс нельзя исключать человеческий фактор, который значительно затормаживает процесс. 

Вы можете самостоятельно повлиять на сроки. Свяжитесь с одним из учителей (например, классной руководительницей) или лично придите в школу. Договоритесь, чтобы ответ был направлен как можно скорее и по правильному адресу. В таком случае есть высокие шансы ускорить процесс.

В случае утери подлинника, Вы можете оформить повторный документ – дубликат. Он отличается серией и номером, но имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.

Лайфхак: таким образом можно апостилировать аттестат, который находится в ВУЗе и его не выдают на руки. 

Проставление апостиля на копию

Многие клиенты ведутся на обещания недобросовестных компаний «Поставим апостиль на аттестат за 1 день». Запомните: за такой короткий срок можно апостилировать только нотариальную копию, причем в срочном порядке. В плановом порядке заявление рассматривается до 5-6 рабочих дней. В отличие от оригинала, апостилированием копии занимается Министерство юстиции и в пределах того региона, где была сделана копия нотариусом. 

Не во  всех странах и не в каждом зарубежном учреждении принимают нотариальные копии. Поэтому заранее уточните у принимающей стороны, подойдет ли им такой вариант. Не рекомендуем надеяться на рассказы других людей, описанные на форумах, поскольку требования у каждого учреждения индивидуальные. При этом не исключено, что сейчас и достаточно апостиля на копии, но в процессе Вашей жизнедеятельности может понадобиться апостилированный оригинал. 

Нотариальный перевод аттестата

Часто у нас спрашивают, нужен ли апостиль на аттестат с переводом на иностранный язык. Согласно Гаагской конвенции, для легализации документа требуется апостиль и перевод на государственный язык той страны, в которой будете предоставлять документ. Зарубежные организации часто требуют документ на государственном языке с апостилем и на переводе. Процесс легализации может иметь разные алгоритмы:

1. Проставление апостиля территориальным органом на оригинал.
2. Проставление апостиля территориальным органом на оригинал + профессиональный переводчик выполняет нотариальный перевод апостилированной документации.
3. Апостиль  на оригинал + нотариальный перевод + апостиль на перевод.

Апостилем называют квадратный штамп. В зависимости от типа документа, он ставится непосредственно на документ или подшивается.  На аттестат с приложением подшивается лентой на отдельном носителе. После этой процедуры у Вас будет один единый документ, состоящий из трех частей.

К сожалению, случаются ситуации, когда территориальный орган отказывает в апостилировании школьного аттестата. Чтобы Вас не постигла эта участь, расскажем о законных основаниях для отказа:

• Отсутствие в пакете полного перечня необходимых документов;
• Несовпадение ФИО в паспорте и аттестате;
• Размытая печать, отсутствие подписи должностного лица;
• Документ заполнен с ошибками: (поехала верстка, неправильно написано название школы, форма обучение и др.;
• Пятна, загрязнения, зачеркивания, неразборчивый текст;
• Повреждения и другие признаки ненадлежащего состояния документа.

Но большинство отказов приходят с формулировкой: “Орган выдавший документ, не ответил на запрос”.  Причины могут быть следующими:

• Школа не увидела запрос;
• Целенаправленно не ответили из-за отсутствия всех подтверждающих документов;
• Ответственный сотрудник находится отпуске (большинство запросов идет в период отпусков).

Мы в своей практике сталкиваемся с тем, что приходится делать по 3-4 запроса в один орган по одному документу. Под рычагами давлениям выясняем, что не хватает документов, запрашиваемых департаментом образования (например, Приказа о назначении директора школы и др.). 

Рассмотрим на примере компании «Б2Б-Перевод», почему лучше доверить проставление апостиля на аттестат специализированной организации:

• Специалисты взаимодействуют с учебными заведениями и территориальными органами, чтобы ускорить процесс. За счет этого мы всегда получаем ответ, а срок апостилирования не превышает 30 рабочих дней;
• Юристы заранее проверяют все документы, при необходимости – помогают в оформлении дубликата;
• Ставим апостиль на оригинал аттестата, даже если собственник в другой стране. Любая сложная задача для нас является обычной повседневностью; 
• Нотариус заверяет документацию, а переводчик – быстро выполняет профессиональный перевод;
• Доставка готового документа в любую точку мира курьерской службой;
• Оперативно уведомляем о статусе рассмотрения запроса по первому требованию;
• За годы работы мы создали сервис, ради которого люди обращаются к нам находясь в тысячах километрах.

Если у Вас остались вопросы или хотите заказать наши услуги, свяжитесь с менеджером компании «Б2Б-Перевод» удобным способом.